Dans toutes les entreprises, l’organisation de réunions est un élément clé pour assurer la coordination et la prise de décisions importantes. Cependant, toutes les structures ne disposent pas forcément d’espaces adéquats pouvant accueillir des rencontres professionnelles.
C’est pour cette raison que la location de salles de réunion se révèle une solution de plus en plus plébiscitée. Vous vous demandez pourquoi et comment opter pour ce type de service ? Focus !
Quels sont les avantages de la location d’une salle de réunion ?
Une série d’avantages est liée à la solution de la location. C’est une formule qui s’avère attractive pour de nombreuses entreprises, qu’elles soient petites ou grandes.
En premier lieu, la location vous offre de disposer d’un espace entièrement dédié aux échanges professionnels, loin des distractions habituelles du quotidien. Les réunions au sein des locaux rencontrent un certain nombre de perturbations : interruptions des collègues, bruits ambiants, manque d’espace. En louant une salle, vous êtes donc certain de bénéficier d’un environnement calme et propice à la concentration.
De surcroit, la plupart des salles de réunion en location sont équipées d’outils modernes qui facilitent grandement la collaboration. Vous y trouverez des infrastructures de pointe, notamment :
- des écrans interactifs pour des présentations dynamiques ;
- des équipements de visioconférence ;
- l’accès à une connexion internet haut débit.
Vous pouvez d’ailleurs trouver une salle de réunion répondant à ces divers critères ici. Il y a en plus la possibilité de réserver la salle uniquement pour la durée nécessaire, quelle qu’elle soit.
Pour finir, la location de salles de réunion vous permet de choisir un lieu représentatif et professionnel. Mais encore, faudrait-il choisir un cadre à même de valoriser l’image de votre entreprise lors de rendez-vous clients, de séminaires ou de présentations importantes.
Comment faire le bon choix ?
L’apparence et la disposition de l’espace où vous accueillez vos interlocuteurs influenceront clairement la perception qu’ils auront de votre professionnalisme.
Quelle capacité d’accueil devez-vous envisager ?
La taille de la salle que vous choisirez dépendra avant tout du nombre de participants à votre réunion. Il importe de prévoir suffisamment d’espace pour que chacun se sente à l’aise. Pour des équipes de 5 à 10 personnes, une petite salle suffit.
Cependant, pour des événements plus importants, comme des séminaires ou des conférences, vous allez devoir miser sur une salle pouvant accueillir plusieurs dizaines de personnes, et ce, en tenant compte de la disposition (en U, en théâtre, en salle de classe, etc.).
Quels services complémentaires sont inclus ?
Lors de la location d’une salle de réunion, il ne faut pas oublier de vérifier les services inclus dans l’offre. Certaines agences de location proposent des services additionnels tels que la restauration, l’accueil des participants, les services de secrétariat. Ces services seront probablement déterminants pour assurer le bon déroulement de votre événement.
Quelle est la localisation idéale ?
La localisation de la salle de réunion est un autre critère clé. Vous devez veiller à ce qu’elle soit facilement accessible pour tous les participants, que ce soit par les transports en commun ou en voiture. Un emplacement central est préférable, surtout dans le cadre de réunions impliquant des partenaires ou des clients externes. Mais en plus de la localisation, la présence de parkings à proximité sera un avantage décisif.
Quel est le budget à prévoir ?
Enfin, la question du budget sera bien sûr au rendez-vous. Les tarifs de location varient en fonction de la taille de la salle, de sa localisation, ainsi que des services inclus. Nous vous recommandons donc de définir en amont votre budget et de comparer diverses offres. Par contre, ne vous limitez pas au prix le plus bas.
