Contrairement aux idées reçues, l’organigramme d’entreprise n’est pas un instrument technocratique réservé uniquement aux grandes multinationales. Il s’agit plutôt d’un outil à la fois informatif et organisationnel très utile permettant de décrire les différents liens fonctionnels, organisationnels et hiérarchiques entre les différents corps de métiers d’une même société. Alors, dès que les effectifs de votre structure atteignent les dizaines, vous devez créer un organigramme. Mais, comment y parvenir sans pour autant se tracasser ? C’est ce que nous abordons dans cet article.
Quels outils utiliser pour remplir un organigramme d’entreprise ?
Un organigramme est la représentation des divers éléments de la structure d’une organisation plus ou moins complexe ainsi que leurs rapports respectifs. Dans une entreprise, ce graphique permet d’avoir une vue globale et schématique sur les différents liens régissant les rapports entre les collaborateurs.
De façon générale, il est du ressort de la direction des ressources humaines (DRH) de créer un organigramme d’entreprise. À noter que ce travail se fait en collaboration avec le service communication. Dans une entreprise de petite taille, cette tâche revient au directeur. Quel que soit le cas, vous pouvez trouver en ligne un organigramme à remplir pour mieux représenter votre structure.
En fonction de la taille de votre entreprise, vous pouvez utiliser différents outils pour créer votre propre organigramme. Si vous voulez, vous pouvez réaliser cette tâche avec Excel depuis l’outil Vision ou avec PowerPoint grâce à la fonction SmartArt. Il s’agit en effet de deux techniques simples et efficaces pour réussir la création d’un organigramme d’entreprise en quelques minutes. À noter que Word permet également de créer un organigramme depuis l’option SmartArt.
Grâce à l’essor du digital, il existe aujourd’hui des plateformes permettant de créer un visuel de l’organigramme d’entreprise avec différents modèles. Avec un logiciel dédié, vous pourrez facilement concevoir l’organigramme de votre entreprise en quelques clics. Pour ce faire, l’outil se connecte d’abord sur le socle RH afin de récupérer les informations de vos collaborateurs.
Ensuite, sur la base des données recueillies, votre organigramme est créé de façon automatique. Selon vos envies, vous pouvez parfaitement apporter des touches de personnalisation à votre organigramme afin de mieux l’adapter aux réalités de votre structure. Au besoin, vous pourrez accéder à des options pour effectuer des mises à jour en fonction de l’évolution de la hiérarchie de votre entreprise.
Enfin, vous devez faire des ajustements afin de garantir une meilleure lisibilité de votre organigramme. Pour ce faire, définissez des dimensions optimales (vous pouvez créer plusieurs schémas). Assurez-vous également d’utiliser les bonnes couleurs et formes afin de créer un graphique homogène, lisible et compréhensible. N’hésitez pas à ajouter des informations complémentaires et à détailler les coordonnées pour permettre aux personnes externes à l’entreprise de joindre rapidement vos collaborateurs. Veillez toutefois à bien espacer les cases. Elles doivent être placées à la même distance pour faciliter la lecture de votre organigramme.
Le saviez-vous ? L’organigramme d’une entreprise ne permet pas seulement de représenter les structures organisationnelles. En effet, il est tout à fait possible de créer un organigramme des tâches pour mieux suivre vos collaborateurs. Comme vous pouvez le voir ici, il existe des astuces et des logiciels proposant une option pour créer un organigramme d’entreprise étape par étape. Selon vos besoins, vous pourrez importer ou exporter des données et partager facilement votre organigramme avec vos équipes.
Quelles sont les étapes pour établir l’organigramme d’une entreprise ?
Afin de concevoir l’organigramme de votre entreprise, vous devez d’abord identifier les éléments clés et les données que vous souhaitez mettre en lumière. Pour ce faire, commencer par déterminer clairement votre chaine de commandement. Il s’agira ici d’identifier le rôle et les fonctions de chacun de vos collaborateurs. Ensuite, vous devez segmenter les départements et attribuer des tâches à chaque groupe, tout en définissant le champ d’action. Dans la mesure du possible, analysez attentivement les postes dont vous disposez déjà au sein de votre entreprise en allant du haut en bas. Vous obtiendrez ainsi une vision globale de vos besoins réels. Créez enfin votre organigramme en visant surtout l’amélioration de votre capacité de décision.
Quels sont les différents types d’organigrammes d’entreprise ?
Maintenant que vous savez comment créer un organigramme d’entreprise, vous voudrez certainement vous lancer. C’est une bonne idée. Mais avant, sachez qu’il existe différents types d’organigrammes respectant généralement les mêmes codes de lecture. L’idée, c’est de concevoir un schéma que n’importe qui peut facilement lire et interpréter. Parmi les organigrammes d’entreprise les plus fréquents, nous pouvons citer :
L’organigramme hiérarchique
Dans la forme, l’organigramme hiérarchique est le modèle le plus courant. Il permet en effet de présenter une entreprise en considérant uniquement le poste et la hiérarchie de chaque intervenant. De façon générale, ce graphique commence avec le ou les directeurs, puis se partage en départements et divisions. Selon le cas, chaque division peut présenter les cadres supérieurs, les cadres intermédiaires, les managers, le personnel, les chefs d’équipes ainsi que les subordonnées.
Dans la plupart des cas, un organigramme hiérarchique est vertical et prend la forme d’une pyramide. Cette disposition permet d’aligner tous les éléments ayant le même niveau hiérarchique ou le même statut sur une même ligne horizontale. À noter que la ligne verticale renseigne sur le rapport de subordination, avec le plus haut gradé au sommet de la pyramide.
Si vous désirez réaliser un graphique facile à comprendre par tout le monde, l’organigramme hiérarchique serait un bon choix. Ce modèle permet à chacun de savoir rapidement à qui s’adresser pour quel besoin. Cependant, ce type d’organigramme présente quelques limites. En effet, l’organisation et le management en entreprise sont en constante évolution. Il est donc indispensable pour chaque structure de trouver des moyens de faire circuler rapidement les informations à l’interne, ce qui n’est pas toujours évident dans une entreprise où la transmission du savoir technique est essentiellement verticale et moins collaborative.
L’organigramme divisionnel
C’est l’organigramme parfait si votre entreprise intervient dans différents domaines d’activités et sur des marchés divers. Dans ce cas, chaque élément jouit d’une certaine indépendance et il faut trouver un bon schéma pour illustrer parfaitement la situation.
Bien réalisé, l’organigramme divisionnel permet d’obtenir des informations détaillées sur les départements de chaque secteur ainsi que le personnel d’une entreprise. Grâce à ce graphique, vous gagnerez beaucoup en autonomie de décision. Par ailleurs, vous acquérez une culture commune d’un produit à l’intérieur d’une même division. À noter qu’il est possible de lire rapidement la performance de l’ensemble. Toutefois, ce graphique pose un problème d’unité. En effet, avec un organigramme divisionnel, il est souvent difficile d’inculquer une vraie culture d’entreprise aux collaborateurs. Certains se sentiront plus lésés.
L’organigramme fonctionnel
Si vous désirez éviter les retards dans l’accomplissement de vos missions, l’idéal serait de créer un organigramme fonctionnel. Avec ce graphique, vous pouvez facilement répartir les tâches, tout en indiquant les gestionnaires.
De façon générale, un organigramme donne des informations utiles uniquement sur le président ou le dirigeant, les vice-présidents, les gestionnaires et les administrateurs d’une entreprise. Mais, avec un organigramme fonctionnel, cette infographie est fractionnée en différentes zones telles que la finance, la comptabilité, la communication, la commercialisation, etc.
Encore appelé « structure en U », un organigramme fonctionnel permet d’indiquer la spécialisation de chaque responsable en tenant compte de sa compétence principale. Avec ce schéma, vous avez la certitude de proposer une meilleure lisibilité sur les différents secteurs d’activité de votre entreprise, ce qui garantit une meilleure qualité d’exécution des tâches sur le long terme. Précisons toutefois que ce type d’organigramme présente un risque élevé de conflits d’intérêts entre les collaborateurs et de dilution des pouvoirs.
L’organigramme matriciel
Si vous avez une entreprise ayant à sa tête plus d’un responsable, un organigramme matriciel vous permettra de mieux organiser vos tâches. Avec ce graphique, vous aurez une vision locale et globale de votre activité. À noter qu’il permet également de profiter d’une coordination optimale entre les divers services, ce qui favorise la croissance de votre structure.
Pourquoi créer l’organigramme d’une entreprise
Certes, aucune loi ne vous oblige à créer un organigramme d’entreprise. Mais, la présence de cet outil au sein d’une structure offre de nombreux avantages à cette dernière. Loin d’être une perte de temps et d’argent, il existe différentes raisons de concevoir un organigramme d’entreprise, quelle que soit sa taille.
Pour la direction générale, la création d’un organigramme d’entreprise permet d’avoir les moyens nécessaires pour mieux analyser les relations entre les collaborateurs et les salariés. Ainsi, il devient plus aisé d’identifier rapidement les éventuels dysfonctionnements et de prendre les mesures nécessaires pour les corriger rapidement.
Pour le personnel de votre entreprise, la présence d’un organigramme permet d’une part de connaitre l’activité des autres collègues. D’autre part, ce schéma aide les salariés à comprendre leur interdépendance et à améliorer leur rendement au travail. En effet, le fait qu’un salarié connait sa place et celle des autres au sein de l’entreprise lui permet de savoir ses limites. Il voudra alors tout donner pour exceller à sa position afin d’être promu. L’organigramme d’entreprise devient ainsi un véritable outil pour renforcer l’efficacité de chacun des collaborateurs.
Pour les usagers occasionnels et les partenaires de votre entreprise, un organigramme est un outil efficace permettant de se renseigner sur les services de votre structure. Par ailleurs, ce graphique leur permet de savoir à quel service s’adresser pour profiter d’une assistance sur mesure.
Lorsqu’il est bien réalisé, un organigramme d’entreprise fournit des informations pertinentes sur chaque service. De plus, cet outil offre une transparence totale sur le fonctionnement de votre société ainsi que sur vos relations hiérarchiques.
