3 étapes rapides pour un bureau sans papier

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Selon Nitro Software, 31 % des entreprises “croulent sous la paperasse”. Ce qui est étrange puisque la moitié des PDG déclarent que la création d’un bureau sans papier est une priorité essentielle. En outre, quel que soit le coût de l’élimination du papier, la plupart des entreprises le récupèrent en 18 mois. 28% atteignent même un retour sur investissement complet en moins de 6 mois !

Bon, alors, priorité essentielle, gros avantages financiers, en gros, sauver le monde – pourquoi “créer un bureau sans papier” est-il toujours l’équivalent pour les entreprises de “perdre du poids” comme résolution du Nouvel An ?

 

Créer un bureau sans papier, quel est le problème ?

Le problème est que les entreprises ne savent pas comment s’y prendre et suivent généralement de mauvais conseils. Oubliez tous les gros investissements, les guides pratiques ou les entreprises qui promettent de vous aider à entrer dans le XXIe siècle moyennant de gros frais. Nous vous proposons 5 étapes rapides dont l’efficacité est garantie :

 

1) Suivez tout et faites un rapport

Commencez par auditer les procédures d’impression internes de votre entreprise. Peu importe que vous soyez un petit fleuriste du Wisconsin ou un fonds spéculatif Fortune 500 du Connecticut (si c’est votre cas, pensez à Soda PDF !), savoir ce que vous imprimez actuellement est la première étape vers un bureau sans papier. Suivez les imprimantes, les photocopieuses, les informations d’expédition et tout ce qui passe par la porte.

 

2) Rendez l’impression plus difficile

C’est l’une des mesures les plus simples et les moins coûteuses que vous puissiez prendre. Rendre l’impression plus difficile devrait être l’étape n° 2 une fois que vous aurez créé un rapport et lancé une mission dans votre entreprise. Tout d’abord, supprimez les imprimantes de votre bureau (ce ne sera pas un problème puisque vous allez numériser vos documents – voir le point 3 !) Remplacez les vieux machins dans les bureaux des employés par des machines plus grandes et plus performantes dans un endroit centralisé. Ensuite, fixez des limites à ce que les employés peuvent imprimer. Il existe de nombreux logiciels de suivi sur le marché qui attribuent à chaque personne un code d’accès à l’imprimante et fixent une limite à ce qu’elle peut imprimer. Votre bureau est en mission.

 

3) Numérisez vos documents avec un logiciel PDF

Prendre tous vos documents et les numériser présente des avantages majeurs. Les entreprises qui échangent leurs classeurs contre des fichiers numériques :

  • Gagner du temps
  • Gagner de l’espace
  • Économiser de l’argent
  • Et sauvent la planète

 

La sécurité des fichiers protégés par un mot de passe est même renforcée. Une fois que vous avez rassemblé tous les documents que vous devez réellement conserver, procurez-vous un logiciel PDF doté de fonctions de reconnaissance optique de caractères (ROC). La ROC est capable de reconnaître du texte dans des images et des documents numérisés. Tout ce que vous avez à faire, c’est :

  • Rassembler vos documents
  • Les numériser dans l’ordinateur
  • Ouvrir votre logiciel PDF
  • Activer l’OCR
  • Sauvegarder les fichiers sur votre ordinateur

 

Voilà, c’est fait ! Maintenant, tout ce classeur n’est plus qu’un fichier informatique avec les mêmes capacités qu’un document papier. Nous n’aimons pas nous vanter, mais Soda PDF est certainement le meilleur logiciel sur le marché actuellement pour les entreprises, petites ou grandes. En quelques étapes simples, vous pouvez numériser l’ensemble de votre catalogue de documents papier. Vous pourrez partager, signer, stocker et sécuriser des documents, et bien sûr, créer de magnifiques nouveaux PDF à l’usage de votre équipe.

Julien B.
Julien B.
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