Les clés sont un équipement très sensible dans l’entreprise, car elles donnent accès à ses différentes installations : locaux sensibles, véhicules, équipement, fournitures… Leur circulation d’employé à employé comportant de nombreux risques pour ces ressources, il est important d’assurer leur traçabilité. Et ceci, d’autant plus lorsque les personnes qui y ont accès sont nombreuses. L’enregistrement écrit et la collecte des clés étant des solutions obsolètes, il est essentiel de se tourner vers une solution plus pratique et moderne telle que l’armoire à clés autonome. Il s’agit d’un dispositif permettant d’assurer la traçabilité des mouvements de clés et des événements grâce à une mémoire intégrée.
Fonctionnement des armoires à gestion électronique de clés
L’armoire à clés autonome fait partie des systèmes d’armoire à gestion électronique. Cet équipement de sécurité se compose généralement d’un tableau sur lequel sont alignés des porte-clés de verrouillage et d’une ouverture équipée d’un dispositif d’identification, ainsi que d’un rack pour suspendre les clés. Le tableau peut aussi intégrer un logiciel d’enregistrement des flux d’entrée et de sortie. Celui-ci consigne les données relatives aux détenteurs des clés grâce à l’identification, à la durée d’emprunt de la clé ainsi que des éventuels manques.
Le dispositif est pensé pour sécuriser au maximum le tableau au moyen d’une puce. Cette dernière est liée à un système informatique qui permet le suivi et le traçage des mouvements. Les clés sont protégées soit par un code, soit par une clavette ou par un système d’identification par code, empreinte ou badge sans contact, le système le plus simple consistant souvent en la saisie d’un code sur un clavier.
Les fonctionnalités offertes par l’armoire à gestion de clés électronique, son degré de sophistication, et surtout le niveau de sécurisation qu’elle offre dépendra de la technologie dont elle est dotée. Si vous choisissez une armoire à clés autonome, ses caractéristiques garantissent la gestion optimale des clés de l’entreprise.
Comment utiliser l’armoire à gestion électronique de clés ?
Pour prendre une clé, il sera nécessaire d’en avoir l’autorisation puis de s’identifier au moyen d’un badge, ou d’un code, selon le système de sécurité prévu sur l’armoire. Une fois la commande validée, un voyant lumineux s’allume et la clé se décrochera de son support pour atterrir dans le bac de réception. La remise des clés nécessitera également l’identification du détenteur avec un code ou un badge. Il suffira ensuite de remettre la clé à son emplacement initial ou sur un porte-clés libre.
Contrairement aux systèmes d’armoire à gestion électronique de clés, l’armoire à clés autonome ne dépend ni d’un système ni d’une liaison avec un serveur, ni d’une connexion réseau et encore moins d’un ordinateur pour fonctionner. Le stockage des données s’effectue au moyen d’une carte mémoire, un port USB étant prévu pour importer et exporter les paramètres ainsi que les rapports de situation. Ce type d’armoire à clés est doté d’un accès facile via un code PIN, un lecteur de badge et biométrique couplé avec un écran tactile.
Il est aussi équipé d’une batterie de secours permettant d’éviter l’arrêt brusque en cas de coupure de courant. Une fonctionnalité d’arrêt sécurisé garantit aussi la sauvegarde des événements en cas de coupure prolongée. En outre, il faut remarquer que le mode autonome n’exclut pas que l’armoire puisse être connectée à un réseau afin de faciliter sa gestion. Cette option permet d’accéder à une interface web pour gérer et paramétrer les différentes fonctionnalités de l’armoire et ainsi centraliser son administration et sa surveillance.
Les fonctionnalités prévues par le prestataire peuvent inclure également la possibilité de réserver les équipements via l’interface, la saisie de kilométrage ou encore l’accès par planning.
Les différents formats d’armoire à clés autonome
Selon les besoins de l’activité de l’entreprise, il sera possible d’opter pour 3 formats d’armoire à clés autonomes :
- L’armoire autonome mini, dans laquelle il est possible de stocker entre 10 et 30 trousseaux de clefs à la fois. Il s‘agit du plus petit format d’armoire et il convient donc aux petits locaux en raison de son faible encombrement.
- L’armoire autonome standard pour les besoins plus importants en rangement puisqu’elle permet de stocker entre 10 et 60 clefs réparties en rack simple et jusqu’à 120 clefs en rack double.
- L’armoire autonome grand format qui peut contenir 10 à 180 clefs en racks simples et 20 à 350 clefs en racks doubles.
Il faut savoir que les armoires standard et grand format peuvent être équipées d’une extension lorsque les besoins de l’activité nécessitent plus d’espace de rangement pour les clés.
Grâce à l’extension, la capacité de stockage de l’armoire peut être doublée sans qu’il y ait besoin d’acheter un nouvel équipement. Cette fonctionnalité est très appréciée dans les entreprises dont l’activité évolue dans le temps.
Pourquoi opter pour l’armoire à clés autonome ?
L’armoire à clés autonome constitue une solution moderne et particulièrement efficace pour sécuriser les clés et prévenir les risques de vol ou de perte dans l’entreprise. L’avantage le plus notable concerne en premier lieu la gestion des flux d’entrée et de sortie des clés. Grâce à des fonctionnalités pratiques telles que l’identification des utilisateurs, l’octroi des autorisations pour gérer l’accès aux clefs, la réservation des clés pour gagner du temps dans leur attribution, l’identification lors de la remise des clés, etc. : la gestion devient plus fluide.
L’ensemble de ces fonctionnalités garantit la traçabilité des emprunts et la limitation des accès aux personnes autorisées. L’utilisation de l’armoire à clés autonome offre l’avantage de permettre la production de rapports détaillés en ce qui concerne les horaires, les dates de mouvement des clés et l’identification des détenteurs à l’instant T.
Elle permet enfin d’instaurer des bonnes pratiques au niveau des collaborateurs et des autres intervenants qui accèdent aux différents accès, aux équipements, aux véhicules, etc. Cette solution est aussi utile pour détecter les mauvaises habitudes relatives à la gestion de clés et y apporter des correctifs.
