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Passer à la signature électronique, quels avantages pour les entreprises ?

Passer à la signature électronique, quels avantages pour les entreprises ? Posted on 14 octobre 2020Laissez un commentaire

De plus en plus d’entreprises de toutes tailles se posent la question du passage à la signature électronique. Celle-ci est une des étapes de la transformation digitale et constitue une réelle évolution en termes de sécurité, de réactivité et d’efficacité commerciale.

 

Signature électronique ou manuscrite : même valeur légale

Grâce à l’évolution des réglementations et à la sécurité des procédés techniques, la signature électronique dispose d’une valeur légale forte et offre même un niveau de sécurité supérieur à la signature manuscrite traditionnelle. Le règlement européen eIDAS met en place un cadre juridique en matière d’identification et de signature électronique. Il encadre aussi la qualification des prestataires proposant des services dans ce domaine.

Attention à bien respecter certaines règles pour la signature électronique

Il convient toutefois de respecter quelques grands principes pour assurer la valeur indiscutable de la signature électronique. L’article 1367 du Code Civil précise que la signature électronique est un moyen de preuve reconnu, à condition d’assurer l’identité des signataires et l’intégrité des documents.

Pour identifier le signataire, une pièce d’identité peut être demandée au signataire, un code de validation envoyé par sms sur son numéro de téléphone, et son adresse IP est conservée pour la bonne traçabilité de la signature. L’intégrité du document, c’est-à-dire l’absence de modification après la signature, est assurée par un horodatage fiable du document.

Choisir un Prestataire de Services de Confiance (PSCo)

Au moment de la mise en place de la signature électronique, il est indispensable de faire appel à un Prestataire de Services de Confiance (PSCo), c’est-à-dire un prestataire approuvé par l’ANSSI (Agence nationale de la sécurité des systèmes d’information). La liste des PSCo est publique et consultable sur le site de l’ANSSI. Cette administration garantit la conformité des prestataires qualifiés, et inclut notamment les prestataires émettant et gérant les certificats de signature électronique. Il est donc facile et rassurant pour les entreprises de faire appel au bon prestataire de service dans ce domaine. Parmi les prestataires les plus connus, on peut notamment citer Yousign, Universign ou encore Docusign.

 

Cas concret : un professionnel de l’enquête privée nous explique pourquoi il est passé à la signature électronique

Un processus accessible même aux petites structures

On pourrait penser que la mise en place de la signature électronique nécessite une infrastructure importante et est réservée aux grandes entreprises. Avec la démocratisation de ce procédé et la multiplication des offres par des prestataires de confiance dans ce domaine, cela est de moins en moins vrai.

Aujourd’hui, même des petites entreprises au rayonnement local (consultants, courtiers, locations touristiques…) franchissent le pas et intègrent la signature électronique dans leurs processus. C’est le cas de l’entreprise Solvest, agence de détective privé à Lille, qui partage son expérience et explique les raisons qui l’ont convaincue à utiliser la signature électronique.

Une garantie juridique supplémentaire

La profession de détective privé est strictement réglementée et le professionnel doit s’assurer de la légitimité de ses clients à diligenter une enquête privée. Les agences de détectives privés doivent bien sûr faire signer un contrat ou mandat à leurs clients, mais aussi vérifier leur identité afin de se prémunir de toute requête illégitime et frauduleuse. Afin de répondre au mieux à cette problématique, Solvest utilise un prestataire de confiance qui propose la signature électronique certifiée. Le signataire doit ainsi joindre une copie de sa pièce d’identité au moment de la signature. L’identité est alors vérifiée par le prestataire, qui certifie la signature et offre au détective privé une traçabilité et une garantie juridique que ne permet pas la signature manuscrite. De cette façon, l’identité est vérifiée et le professionnel n’est pas tenu de conserver la pièce d’identité dans ses archives, ce qui évite toute problématique liée au RGPD.

Un processus rapide apportant un gain de réactivité

Pour l’enquêteur privé, la signature électronique offre aussi un avantage précieux en terme de réactivité. Il arrive en effet régulièrement que les clients résident dans un autre département que le Nord voire à l’étranger. Avec la signature manuscrite, il serait alors nécessaire de procéder à des échanges de courriers et le délai pour recevoir le contrat signé dépasserait sans doute une semaine. Cela est peu compatible avec l’activité du détective privé, qui est souvent amené à intervenir rapidement, dans les jours suivants la demande du client. Grâce à la signature électronique, le contrat peut être conclu très rapidement une fois que les parties se sont mises d’accord sur les conditions. C’est un point très important pour l’entreprise interrogée.

Un coût variable et maîtrisé

Enfin, grâce à l’existence de nombreux prestataires de confiance et à la diversité des offres en matière de signature électronique, le coût de ce processus est acceptable, même pour une petite entreprise ou un professionnel libéral comme celui interrogé. En choisissant une offre facturée en fonction du volume de signatures réalisées, il s’agit d’un cout variable pour l’entreprise. Celui-ci ne dépasse pas quelques euros par contrat, ce qui finalement est comparable avec les frais postaux et d’impression dans le cas d’une signature manuscrite à distance.

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