La plupart d’entre-vous connait déjà les utilisations de base de Google drive. Cependant, connaissez-vous toutes les astuces et toutes les fonctionnalités intéressantes de cet outil Google performant et très pratique ?
Voyons ensemble comment profiter de toutes les possibilités offertes par cet outil en grande partie gratuit !
Google Drive, qu’est ce que c’est ?
Google Drive est un espace de stockage en ligne et sécurisé offert par Google. Dans sa version gratuite, il vous permet de stocker jusqu’à 15 Go de données. Attention, il est important de comprendre que si vous utilisez la version gratuite de ce service Google, ces 15Go sont répartis entre les différents outils que vous utilisez comme Gmail, Google drive, Google Photo…
Pour en profiter, il vous suffit de créer un Compte Google ou d’utiliser celui que vous avez déjà créé, par exemple si vous avez créé une adresse mail Gmail, il vous ait déjà possible d’accéder gratuitement à Google Drive.
Vous pouvez y stocker de nombreux types de fichier différents, comme :
- des PDF
- des images
- des documents
- des vidéos
Google drive permet également de trier, rechercher et classer l’ensemble de ses documents de façon très simple et instinctive.
Nouveauté assez récente, Google Drive permet une accessibilité partagée pouvant aller jusqu’à 5 personnes sur le même espace et permettant à une famille ou une équipe de 5 personnes de disposer de 15GO soit 75Go au total. Cette fonctionnalité semble depuis quelques temps accessible seulement sur la version payante.
Comment créer un compte Google pour accéder à Google Drive ?
Si vous n’avez pas encore créé votre espace sur Google, il vous faudra vous rendre ici : https://accounts.google.com/signup/v2/webcreateaccount?flowName=GlifWebSignIn&flowEntry=SignUp .
Il vous sera alors demandé de renseigner vos coordonnées :
- nom,
- prénom,
- nouvelle adresse mail Gmail,
- le mot de passe souhaité pour y accéder
- votre numéro de téléphone qui est facultatif mais souhaitable pour récupérer simplement l’accès à votre compte Google Drive en cas d’oubli de mot de passe.
- votre adresse mail actuelle pour pouvoir récupérer le mot de passe de ce nouveau compte en cas d’oubli également
- votre date de naissance
- votre sexe
Une fois ceci renseigné votre compte Google Drive sera créé et vous pourrez y accéder.
Si vous souhaitez y accéder à partir de votre compte Gmail par exemple ou à partir de tout autre service Google, il vous suffit de cliquer sur les 9 petits points en haut à droite de votre outil Google et de cliquer sur Drive.
A noter que le fait de créer un compte Google vous permettra également d’accéder à des applications très pratiques comme le Google Agenda, Google Meet (un outil de réunion à distance)…
Les fonctionnalités de Google Drive
En plus de l’upload et du téléchargement, Google Drive propose de nombreuses autres fonctionnalités comme le partage de documents, l’accès à vos documents de n’importe où, la modification de vos documents voir même la création directement en ligne.
Le partage : Google Drive l’outil collaboratif parfait ?
Il vous ait possible de partager avec d’autres utilisateurs des services Google vos différents documents ou répertoires.
Cette fonctionnalité est très pratique car vous pouvez gérer les droit d’accès et ne donner par exemple qu’en lecture ou en modification.
Il est alors possible de travailler en direct à plusieurs sur un document, de laisser des commentaires par exemple.
Tableur, outils de présentation et éditeur de texte
En plus du stockage de documents, Google Drive vous permet d’accéder à des outils de traitement de texte comme Google Doc, Google Sheet, Google Slide ou encore Google Draw… Sans oublier Google Form qui permet de réaliser des sondages.
On n’y pense pas assez souvent, mais ces outils permettent de ne pas avoir à acheter la suite Microsoft Office et donc de réaliser chaque année une économie inintéressante.
En effet, ces outils permettent d’ouvrir et de modifier les documents Word, Excel, Powerpoint notamment, mais également des les enregistrer au format Microsoft pour que les autres utilisateurs avec qui vous allez les partager et qui n’utilisent pas Google Drive puissent les ouvrir à coup sûr.
De plus ces documents, seront en ligne et donc sauvegardés et il vous sera possible de taguer telle ou telle personne pour qu’elle viennent modifier ou consulter les modifications apportées.
Sauvegarde de vos documents dans Google Drive
Google Drive en plus de permettre de partager vos documents, vous permet également de les sauvegarder.
En effet, il est possible par exemple d’ajouter une application sur votre PC pour donner l’impression que Google Drive est un disque dur supplémentaire sur votre ordinateur. Cette fonctionnalité est très utile car vous pourrez synchroniser le contenu de votre drive et l’utiliser même hors ligne.
Comment utiliser Google Drive ?
C’est très simple d’utilisation, mais voici un petit guide rapide pour utiliser le drive Google.
Comment importer et télécharger des documents dans Google drive ?
Google Drive est vraiment un outil très intuitif et simple d’utilise.
2 possibilités s’offrent à vous :
- Soit le Drag and Drop : C’est à dire faire glisser vos documents ou répertoires directement de votre PC, mobile ou tablette directement vers votre espace de stockage Google Drive
- Soit en allant chercher sur votre ordinateur via le bouton « Parcourir »
Vous pouvez ajouter et consulter des documents à partir de n’importe quel support : mobile, tablette, PC, Mac…
Qu’apporte la version payante de Google Drive ?
La version de base de GSuite à 1€99/mois permet de stocker jusqu’à 100Go de données, pour les autres offres vous les avez dans le tableau ci-dessous, extrait du site : https://one.google.com/about#upgrade
La version Payante du Drive de Google permet également d’accéder à l’assistance des experts Google.
Vous pourrez également ajouter toute votre famille sur votre drive.
Et vous dites moi comment vous utilisez Google Drive !
Voila vous avez déjà appris beaucoup de choses sur Google Drive grâce à cet article, il est difficile d’être exhaustif sur cet outil tant il est vaste et offre de nombreuses possibilités. Les autres fonctionnalités seront certainement traitées dans un nouvel article.
Pour ma part, j’y stock mes factures, mes devis et tous les documents dont je peux avoir besoin ou que je souhaite sauvegarder. Ca m’évite par exemple de perdre tout mon historique de facturation comme cela vient d’arriver à un ami dont l’ordinateur qui stocké ses documents a planté.
Et vous comment utilisez-vous Google Drive ?
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